Lettre de mission

Article n° 1 : Mission

Le client déclare par la présente qu’il confie au professionnel, qui l’accepte, la mission mentionnée cidessous.
La tenue de la comptabilité se fait en nos bureaux et sur nos systèmes informatiques de la manière
suivante :

1) TVA

• Type de tva : XXX
• Déclarations TVA via Intervat
• Déclaration intracommunautaire via Intervat
• Listing TVA annuel

2) Tenue de la comptabilité

• Dépôt des factures de vente sur la plateforme de dépôt : Gestalia 
• XXX factures de vente par an
• Vente comptoir
• Dépôt des factures de vente en ligne sur la plateforme de dépôt
• Dépôt des factures d’achats sur la plateforme de dépôt Gestalia
• XXX factures d’achat par an
• XXX compte avec fourniture de CODA
• XXX salaire(s) à traiter
• Bureau Social
• XXX salaire(s) dirigeant(s) à traiter

3) Situation intermédiaire

Situation intermédiaire : XXX fois par an avec un rendez-vous d’analyse en Juin.

• Vérification périodique des comptes
• Établissement de la situation intermédiaire
• Rendez-vous d’analyse de la situation intermédiaire
• Communication périodique des documents manquants

4) Forfait fiscal

• VOIR POINT 6

5) Services administratifs divers et conseil

Service bureau compris : XXX heures de forfait

Comprend :

• Assistance téléphonique.
• Réponses aux questions par téléphone et mail.

6) Clôture

• Situation de clôture
• Bilan de l’exercice
• Bilan BNB
• Déclaration ISOC et dirigeant IPP
• Déclaration précomptes mobiliers (intérêts et dividendes)
• Dépôt BNB non compris
• Aide à compléter des formulaires
• Fiche 325

7) Info

• Logiciel et espace client non compris (Ces derniers font l’objet d’un contrat avec MCP Soft Connect)
• Codas

Dans le cas où la fiduciaire Gestalia Consult serait amenée à réaliser une mission d’assistance au sens de l’article
XX.41 du Code de droit économique, une lettre de mission spécifique sera établie avant le commencement
de cette mission.

Article n° 2 : Début de la mission

La mission prend cours le XX/XX/XXXX et implique une première intervention du professionnel pour :
La tenue de la comptabilité à partir du XX/XX/XXXX
La rédaction et l’introduction de la déclaration TVA sera XXX
La préparation et l’introduction de la déclaration aux contributions (in)directes à partir de la
déclaration XXXX
La clôture de l’exercice comptable et la rédaction des comptes annuels au XX/XX
Constitution du dossier :
Création de la lettre de mission
Copie carte d’identité
Courrier à l’ancien comptable
Création du dossier client sur les plateformes et logiciels, envoi des codes d’accès et de la procédure

Article n° 3 : Obligations du client

Eu égard à la mission confiée au professionnel, le client s’engage scrupuleusement à collaborer et à fournir
précisément et à temps toutes les informations nécessaires à la bonne exécution des missions prescrites
dans la présente lettre. La périodicité de comptabilisation des documents est fixée conformément à
l’article 15
Si la mission comporte le dépôt à la BNB des comptes annuels, le client s’engage à valider dans le temps
imparti les comptes annuels qui lui sont envoyés (par courriel, sauf dérogation). Le client s’engage
également à verser dans le temps imparti le montant correspondant à cette formalité.

Article n°4 : Restriction

La fiduciaire Gestalia Consult ne pourra être tenue responsable de l’inexactitude éventuelle des documents qui lui
seront remis pour la comptabilisation, de plus, les éventuelles écritures comptables, dont la justification
pourrait être abordée verbalement se feront sous la seule responsabilité du client, celui- ci déclarant ne
pas faire partie de la présente mission, le fait de vérifier l’exactitude par la fiduciaire.
Si des travaux n’incombent pas à la fiduciaire Gestalia Consult, le client en assurera lui-même l’exécution.
Toutefois, il mettra ses livres avec les pièces justificatives à la disposition de la fiduciaire Gestalia Consult à sa
première demande et dans les locaux de cette dernière.
Tout ce qui n’est pas prévu explicitement comme charge incombant à la fiduciaire Gestalia Consult sera exécuté par le
client lui-même et ce, sous sa responsabilité exclusive.
Le système de facturation des forfaits mensuels ne sont pas des provisions pour des travaux à exécuter.
Ils sont inconditionnellement dus par le client quel que soit le travail comptable et/ou fiscal effectué.
En cas de retard de paiement des mensualités, ci-après- définies, les parties conviennent que la fiduciaire
Gestalia Consult sera en droit de suspendre toute prestation, et sans préavis.
Dans ce cas, le client est informé et accepte de subir toutes les éventuelles conséquences, et notamment
les amendes et indemnités qui lui seraient infligées par les administrations fiscales ou autres.
Les parties conviennent que l’arrêt des prestations de la fiduciaire Gestalia Consult en application du point relevé ci-dessus
n’empêche pas l’application du forfait réclamé au client par la fiduciaire Gestalia Consult.

Article n° 5 : Calcul des honoraires

Pour les travaux décrits à l’article 1, un montant mensuel d’honoraires de XXX EUR HTVA sera porté en
compte.
Ce montant est basé sur le descriptif des missions telles que détaillées au point n°1 « prestations à
réaliser » et ne concerne donc pas uniquement l’encodage des pièces comptables mais bien un
abonnement à un ensemble de tâches.
Cet abonnement comprend également les services connexes aux tâches listées à l’article 1 tel que l’accès
au site internet de la fiduciaire.
Frais d’abonnement aux logiciels :
Sont compris dans l’abonnement, les frais Coda éventuels, soit : XXX EURO HTVA /compte/mois: Il s’agit d’un
abonnement permettant à la fiduciaire Gestalia Consult de recevoir les extraits des comptes bancaires du client par
voie électronique.
Chaque année, une analyse de l’évolution de la situation du client sera effectuée et le prix des honoraires
ajusté en conséquence.

Article n° 6 : Abonnement fiscal

Le client a la possibilité de recourir à l’abonnement à certaines tâches particulières tels que :
Les tâches fiscales
Ce forfait comprend les missions spécifiques suivantes :
Réponse à toute correspondance adressée par quelle qu’Autorité administrative que ce soit
Assistance lors de tout contrôle effectué par une autorité administrative
Assistance à quel que contentieux avec quelle qu’Autorité administrative que ce soit, y compris les
contacts écrits ou oraux avec les Avocats. Il est expressément entendu que le forfait couvre les litiges nés
antérieurement à la souscription du présent forfait et uniquement les prestations effectuées par la
fiduciaire Gestalia Consult.
Rédaction de conventions.
Il est expressément entendu que le forfait fiscal et juridique est soumis à l’ensemble des points relevés
dans la présente lettre de mission.
En aucun cas, le forfait fiscal ne comprend les prestations au stade judiciaire. Néanmoins, si Gestalia Consult décide de
prendre en charge les honoraires d’une procédure judiciaire. En vertu des missions confiées à Gestalia Consult, celle-ci
peut être amenée à mandater un cabinet d’avocats afin de diligenter des procédures judiciaires,
notamment dans le cadre de recours fiscaux à l’encontre des décisions rendues par l’Administration. Le
client autorise expressément Gestalia Consult à mandater, pour son compte, le cabinet JURILYS dont les informations
sont mentionnées ci-après. Les frais et honoraires du cabinet d’avocats seront pris en charge par Gestalia Consult et
sont compris dans les frais et honoraires/forfait payés par le client. Toutefois, le client est bien informé
qu’il devra payer les frais et honoraires des huissiers chargés de signifier les actes de procédure (
exemples : signification de jugement afin de faire courir le délai d’appel, signification/exécution en cas de
non réaction de l’Etat belge pour règlement des sommes dues en cas de décision favorable, … ). Le client
est bien informé et accepte que les indemnités de procédure éventuelles perçues par l’avocat lui
reviennent par moitié, l’autre moitié revenant à Gestalia Consult.
I. Informations légales relatives au cabinet d’avocats

En cas de cessation d’activité, le client aura la possibilité de continuer à payer le forfait fiscal pendant
deux années. A cette seule condition, toute prestation fiscale relative à une mission à effectuer portant sur
une année antérieure à la cessation sera réalisée par la fiduciaire Gestalia Consult et couverte aux conditions du
forfait.

A défaut de règlement du forfait pendant les deux années, suivant la cessation, toute prestation effectuée
par la fiduciaire Gestalia Consult sera facturée à un taux horaire.

Avocats : Mathieu PARRET, Amélie DERYCKE, Clémentine VANDENBROUCKE et Julien KEIRLE

Numéro d’entreprise et de la TVA de la SRL JURILYS : 0682.873.070 Numéro d’entreprise et de la TVA de
Maître Julien KEIRLE : 0773.782.361

Organisation professionnel : Barreau de Tournai Titre professionnel et pays l’ayant octroyé : Avocat –
Belgique Assurance RC PROFESSIONNEL : ETHIAS, rue des Croisiers,24 à 4000 Liège (tél : 04.220.31.11)
couverture géographique de l’assurance : Monde sauf USA et Canada. La responsabilité de la SRL JURILYS
et des avocats qui la composent est expressément et contractuellement limitée au montant de la
couverture d’assurance dont ils bénéficient DEONTOLOGIE : Le Code de la déontologie de l’avocat est
disponible sur le site https://avocats.be/fr/deontologie (Onglet : code de déontologie de l’avocat).

Article n° 7 : Prestations qui ne sont jamais incluses dans le forfait

• Formalités liées au changement du siège social de la société
• Formalités liées à la nomination / démission d’administrateurs ou gérants
• Formalités liées à la publication de l’assemblée générale approuvant la continuation des activités
  malgré les pertes subies
• Formalités liées à toutes autres publications au moniteur belge
• Formalités liées à la rédaction et à l’enregistrement d’un bail de location
• Toutes missions spéciales à la demande des banques, tels que plan financiers, assistance lors de la
  demande d’une ouverture de crédit…
• Toutes missions spéciales à la demande de tiers tels qu’avocat, notaire ou autre
• Toutes missions relatives à l’assistance en cas de convocation à la chambre d’enquête commerciale
• Etc Liste des services disponible sur notre site https://gestalia.be

Les missions suivantes feront l’objet d’une lettre de mission distincte sous forme de devis :

• Constitution de société
• Liquidation de société
• Fusion/scission de société
• Mandat Hypothécaire
• Toutes autres missions non spécifiées dans la présente lettre de mission

Sauf stipulation écrite contraire entre les parties, les services que le professionnel exécute pour le client,
en dehors du cadre de la mission décrite ci-dessus, sont portés en compte au client, sur la base des tarifs
horaires ou forfaitaires qui sont applicables au moment où les services en question sont fournis.

Le montant mentionné ci-dessus a été calculé en tenant compte que toute l’information nécessaire à
l’exécution des services est transmise à temps par le client et que cette information est complète, précise
et structurée – ceci en exécution des obligations propres du client.

Le cas échéant, si les manquements ne devaient pas cesser après que le client ait été mis en demeure d’y
remédier par courrier recommandé, le professionnel pourra alors considérer que l’exécution de la
convention est devenue impossible et constater la résolution de la convention aux torts du client,
conformément aux conditions générales.

Les missions ici visées seront adressées au client sous la forme d’un devis. L’acceptation de ce devis par le
client emporte sa reconnaissance expresse du fait que les missions concernées sont soumises aux termes
de la présente Lettre de mission qui lui a été remise et dont la copie est consultable sur le site internet

Article n° 8 : Facturation

Les facturations libellées « prestations mensuelles » représentent l’abonnement des frais généraux de la
fiduciaire Gestalia Consult.

Il s’agit d’honoraires forfaitaires liés à l’abonnement fixé dans la lettre de mission.
A défaut de stipulation contraire, cet abonnement ne comprend jamais la clôture de la déclaration fiscale,
le bilan, l’assemblée générale de même que les contrôles TVA et fiscaux.

Article n° 9 : Indexation

Les honoraires sont adaptés annuellement le 1er février à l’index des prix à la consommation sur la base
de la formule suivante :

Nouveau tarif = ancien tarif x nouvel index
index de base

L’index de base est celui du mois de janvier.
La première indexation entrera en vigueur à partir du 1er février.

Article n° 10 : Retard d’exécution de missions

Tout retard non imputable à la fiduciaire Gestalia Consult dans l’exécution de sa mission n’empêche pas la facturation
du forfait mensuel.

Article n° 11 : Règlement des factures

Les factures sont payables au comptant sauf stipulation écrite. En cas de non-paiement à l’échéance, le
montant de la facturation portera intérêt de plein droit et sans mise en demeure de 11% l’an. En outre,
une indemnité égale à 10% du montant de la facture, avec un minimum de 125 € sera due à titre de
clause pénale forfaitaire.

En cas de litige, les juridictions de l’arrondissement judiciaire de Charleroi sont seuls compétents.

Article n° 12 : Lieu d’exécution de la mission

Les pièces, livres et documents peuvent être déplacés. La fiduciaire Gestalia Consult peut les détenir le temps
nécessaire à l’exécution de sa (ses) mission(s). Le client a toujours le droit de les consulter, soit
personnellement, soit par l’intermédiaire d’un (de) préposé(s) ou d’un (de) mandataire(s), porteur(s) d’une
procuration écrite, à condition que ces pièces, livres et documents soient la propriété du client.

Article n° 13 : Lieu du rendez-vous d’analyse

Le(s) rendez-vous d’analyse a/ont lieu à la fiduciaire. Tout changement demandé par le client peut être
soumis à facturation supplémentaire

Article n° 14 : Conservation des pièces

Il incombe au client de conserver les pièces et documents comptables qui lui sont remis par la fiduciaire
Gestalia Consult durant les délais légaux et réglementaires.

Article n° 15 : Secret professionnel

La fiduciaire Gestalia Consult, ainsi que ses éventuels sous-traitants, s’engagent à garder, pour les missions qui leur
sont confiées, le secret professionnel le plus absolu conformément à la déontologie mise en place par
l’Institut des Experts Comptables et des Conseils Fiscaux.

Article n° 16 : Transmission des pièces comptables et fiscales

Le client transmettra à la fiduciaire Gestalia Consult en temps utiles et suivant les directives de cette dernière tous les
documents nécessaires à la bonne exécution des services.

La périodicité de comptabilisation sera fonction du dépôt de ceux-ci par le client, qui s’engage à tout
mettre en oeuvre pour les communiquer mensuellement.

Le client transmettra toute la correspondance de l’administration de la TVA et des contributions directes à
la fiduciaire Gestalia Consult dans un délai de huit jours.

Article n° 17 : Rupture conventionnelle régulière

Le présent contrat entre en vigueur à la date énoncée à l’article 2.
La durée du contrat est d’une année, augmentée des jours restants à courir de l’année civile pendant
laquelle la convention est entrée en vigueur.

A la fin de la période annuelle, la convention sera tacitement reconduite, d’année en année, sauf préavis
par lettre recommandée de trois mois avant la fin de l’année en cours.

Lors de la conclusion du contrat de collaboration, le client ne sera pas redevable des frais de constitution
de dossier qui s’élèvent à 600€ (Description complète à l’article 2). Néanmoins et en cas de rupture du
contrat endéans un délai de cinq ans prenant cours le jour de la signature dudit contrat, une indemnité
sera due par le client. Cette indemnité sera équivalente à 1/60ème du montant des frais de constitution
multiplié par le nombre de mois entiers restants à courir jusqu’à l’échéance du délai de cinq ans précité.

Article n° 18 : Rupture conventionnelle irrégulière

Une indemnité sera due comme suit :
Lors de la conclusion du contrat de collaboration, le client ne sera pas redevable des frais de constitution
de dossier qui s’élèvent à 600€ (Description complète à l’article 2). Néanmoins et en cas de rupture du
contrat endéans un délai de cinq ans prenant cours le jour de la signature dudit contrat, une indemnité
sera due par le client. Cette indemnité sera équivalente à 1/60ème du montant des frais de constitution
multiplié par le nombre de mois entiers restants à courir jusqu’à l’échéance du délai de cinq ans précité.
Autre l’indemnité prévue à l’alinéa précédent .

Le client qui met fin à la convention de façon irrégulière restera redevable de plein droit et sans
avertissement préalable d’une indemnité égale à 3 mois de prestations à titre d’indemnité de maintien des
personnels ayant la charge du suivi des obligations du client.

Article n° 19 : Clôture de mission

A titre d’information, le client doit savoir que la tenue de la comptabilité, le dossier permanent et toutes
informations relatives à son activité sont tenus sur support informatique.

Le client qui met fin à la convention de façon « régulière » ou « irrégulière » devra faire face aux
obligations déontologiques de la fiduciaire Gestalia Consult telles qu’elles sont prévues par l’ITAA.
La transmission du backup informatique à une autre fiduciaire mandatée par le client emportera
reconnaissance par ce dernier de la récupération de la totalité de ses documents.

À défaut, le client conservera l’accès au support informatique jusqu’à l’échéance de la période convenue
ou de son renouvellement. Il pourra récupérer par lui-même la totalité de ses documents via la plateforme
ou en faire la demande à la fiduciaire Gestalia Consult, celle-ci pouvant dans ce cas demander une indemnité
forfaitaire de 300€ HTVA à titre de clôture de mission.

Article n° 20 : Organisation de la bonne exécution de la mission

Les parties conviennent que la fiduciaire Gestalia Consult est en droit de désigner un sous-traitant, collaborateur, ou
entité juridique distincte pour mener à bien tout ou partie de la présente mission.

Le client accepte que la fiduciaire Gestalia Consult fasse appel pour mener à bien sa mission à quels que sous-traitants
que ce soit, collaborateurs, pour autant que le terme du présent engagement soit respecté pour
l’interlocuteur que la fiduciaire Gestalia Consult aura choisi, dans ce cas, le client s’engage à respecter les mêmes
conditions énoncées ci-avant et dans les mêmes limites que la présente convention.

Le client s’engage à ne pas chercher à débaucher le personnel de la fiduciaire Gestalia Consult et à refuser toute
collaboration directe ou indirecte avec lui en dehors des travaux contractuellement convenus avec la
fiduciaire Gestalia Consult.

Le client s’engage, après expiration de la lettre de mission et pendant un délai d’un an, à ne pas confier
directement ou indirectement la gestion comptable de son dossier à un ancien préposé, ou sous-traitant
de la fiduciaire Gestalia Consult, que cet ancien préposé ou sous-traitant travaille pour compte d’un tiers ou pour son
propre compte, seul ou avec un tiers.

Toute infraction à la présente disposition entraîne de plein droit l’obligation au client de payer à la
fiduciaire Gestalia Consult une indemnité de EUR 15.000 HTVA, sans préjudice du droit pour Gestalia Consult de réclamer des
dommages et intérêts correspondant notamment aux frais de recrutement et de formations du personnel
débauché.

Article n° 21 : Litiges

Les droits et obligations contenues dans la présente lettre de mission sont régis par le droit belge.
Tout conflit portant notamment sur son interprétation, son exécution ou sa résiliation/résolution relèvera
des juridictions de l’arrondissement judiciaire de Charleroi. Préalablement à toute procédure judiciaire, les
parties devront tenter une conciliation amiable.

Si le client décide de transférer son dossier vers une autre fiduciaire, il veillera à ce que le successeur
mette tout en oeuvre pour parvenir à un accord avec Gestalia Consult au sujet de la résolution des conflits restants. A
défaut d’accord amiable, le successeur devra convenir avec Gestalia Consult d’un expert indépendant et impartial qui
sera chargé de rendre un avis. Cet expert devra être inscrit auprès de l’ITAA et figurer dans le Registre
National des Experts judiciaires. En l’absence d’accord sur le choix de l’expert, les parties seront libres de
solliciter les juridictions de l’arrondissement judiciaire de Charleroi.

Article n°22 : Garantie

En cas de défaillance de la société et notamment (cette énumération n’étant pas exhaustive), en cas de
faillite, déconfiture, liquidation ou toute autre cause d’insolvabilité, et à défaut d’accord avec le curateur,
le liquidateur ou le mandataire ad hoc, s’engage personnellement, à première demande, à régler 95% des
frais, honoraires et/ou forfaits facturés qui seraient encore dus par la société à Gestalia Consult

Gestalia Consult SRL
Représenté par :
Antoine Gennaux